Công ty (phòng kế toán) đang dùng phần mềm FAST online. Còn 2 chi nhánh thì đang dùng phần mềm MISA.

Chào anh chị, anh chị vui lòng điền thông tin và nội dung cần hỗ trợ vào link để FAST sẽ gọi lại hỗ trợ cho mình.

Để chi nhánh tự động xuất hóa đơn điện tử ngay khi phát sinh nghiệp vụ mà không cần kế toán tổng nhập tay lại lên FAST, doanh nghiệp có thể triển khai theo 3 hướng giải quyết chính tùy thuộc vào quy mô, ngân sách và hạ tầng hiện tại:

Hướng 1: Tích hợp API giữa MISA và giải pháp Hóa đơn điện tử (Tối ưu nhất)

• Cách thực hiện: Cho phép nhân viên tại chi nhánh lập đơn/chứng từ bán hàng trên phần mềm MISA (MISA SME hoặc MISA AMIS), sau đó nhấn nút xuất hóa đơn trực tiếp từ giao diện MISA.

• Nếu công ty đang dùng MISA meInvoice làm hệ thống hóa đơn điện tử: Tích hợp sẵn có giữa MISA và meInvoice chỉ cần kích hoạt cấu hình ký số (Token Server/HSM) là xuất được ngay.

• Nếu công ty đang dùng Fast e-Invoice (dịch vụ HĐĐT tích hợp sẵn trong FAST Online): Kết nối API từ MISA sang Fast e-Invoice để MISA đẩy dữ liệu hóa đơn sang dịch vụ ký số của FAST.

• Đồng bộ về kế toán: Định kỳ (cuối ngày hoặc theo lô), dữ liệu doanh thu, thuế và công nợ từ MISA được đồng bộ tự động qua API hoặc import file chuẩn vào FAST Online để kế toán tổng hợp sổ sách.

• Ưu điểm: Chi nhánh không cần học phần mềm mới; thao tác xuất hóa đơn ngay tức thì; không phụ thuộc vào giờ làm việc của kế toán trung tâm.

Hướng 2: Cấp quyền truy cập phân hệ Bán hàng trên FAST Online cho chi nhánh

• Cách thực hiện: Vì FAST Online chạy trên nền tảng web, công ty có thể tạo tài khoản và phân quyền riêng cho 2 chi nhánh chỉ được thao tác trên phân hệ Bán hàng & Hóa đơn điện tử (Fast e-Invoice). Chi nhánh bỏ hẳn việc nhập đơn trên MISA (hoặc chỉ dùng MISA nội bộ). Khi bán hàng, nhân viên truy cập thẳng FAST Online qua trình duyệt để lập chứng từ và bấm xuất hóa đơn.

• Ưu điểm:

• Chi phí triển khai gần như bằng không (chỉ cần mua thêm gói User FAST Online nếu thiếu).

• Dữ liệu hóa đơn, kho, công nợ nằm chung trên một hệ thống duy nhất, kế toán không phải làm thao tác đồng bộ hay import thủ công.

• Nhược điểm: Nhân viên chi nhánh phải làm quen với giao diện và quy trình lập chứng từ của FAST.

Hướng 3: Tự động hóa qua file trung gian (Giải pháp chi phí thấp)

• Cách thực hiện:

• Hàng ngày hoặc mỗi ca làm việc, nhân viên chi nhánh xuất file báo cáo bán hàng/chứng từ từ MISA (định dạng Excel/XML theo mẫu chuẩn).

• Kế toán sử dụng tính năng Import dữ liệu từ Excel có sẵn trên FAST Online để nạp toàn bộ danh sách chứng từ cùng lúc và kích hoạt phát hành hóa đơn hàng loạt theo lô (Batch).

• Ưu điểm: Không tốn chi phí lập trình kết nối API giữa hai hãng phần mềm.

• Nhược điểm: Vẫn cần 1 thao tác bấm import từ phía kế toán (dù nhanh hơn gõ tay rất nhiều), không phải là tự động theo thời gian thực tại thời điểm khách mua hàng.

Các yếu tố quan trọng cần chuẩn bị

• Chữ ký số (Token/HSM): Để chi nhánh xuất được hóa đơn tự động tại chỗ mà không làm gián đoạn kế toán tổng, công ty nên sử dụng Chữ ký số từ xa (HSM / Cloud Token) thay vì USB Token cắm trực tiếp vào một máy tính cố định.
• Mẫu hóa đơn và dải ký hiệu: Xác định 2 chi nhánh dùng chung mẫu số/ký hiệu hóa đơn với trụ sở chính hay đăng ký dải ký hiệu riêng cho từng điểm bán.

Để tư vấn phương án kỹ thuật sát nhất, anh/chị cho em biết thêm:

1. Chi nhánh hiện đang dùng phiên bản MISA nào (MISA SME, AMIS, hay phần mềm bán hàng MISA eShop)?
2. Dịch vụ hóa đơn điện tử mà công ty đang dùng do bên nào cung cấp (Fast e-Invoice, MISA meInvoice, VNPT, Viettel, hay đơn vị khác)?